Un sistema ERP o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, es un conjunto de procedimientos de planificación que utilizan las empresas con el fin de administrar la información de diversos departamentos internos como finanzas, relaciones públicas, logística, ventas y marketing entre otros. Tienen una gran utilidad en la gestión de proyectos empresariales.
Entre las funciones principales de los sistemas ERP se encuentran:
- Crear bases de datos con información actualizada de clientes u otros datos cuantitativos que se requieran en una compañía.
- Perfeccionar procesos interiores de la empresa, tales como entregas, administración de ganancias o comunicación con clientes.
- Depuración de datos innecesarios.
- Sincronizar los datos de personas que ocupan un puesto dentro de la asociación.
- Proporcionar soporte a consumidores de los servicios de una empresa.
- Eliminar procedimientos obsoletos dentro del funcionamiento de la compañía.
El funcionamiento de los ERP se basa en un software, que tiene incluida una plataforma de programación en la que se agrupan los conjuntos de datos de diferentes jerarquías de la empresa; las cuales se pueden ir agregando u organizando según lo decida la persona a cargo del sistema. Existen módulos dentro los ERP que permiten conectar la información entre sí.
Los sistemas ERP se dividen en dos tipos de software:
- Los de código abierto: Elaborados por programadores y distribuidos de manera gratuita; aunque su instalación puede conllevar un costo debido a la dificultad de hacerlo por parte de una persona no profesional.
- Los de propietario: Fabricados por empresas especializadas en programación y vendidos por medio de licencias. Generalmente también brindan el soporte indicado para su implementación.
El manejo de proyectos mediante los ERP depende de variables técnicas que determinan sus particularidades y la dificultad que supondrá llevarlos a cabo. El uso de las hojas de cálculo es indispensable para organizar dichas variables y realizar las operaciones de cálculo de costos, así como almacenar datos cuantitativos relacionados al emprendimiento.
También se toman en cuenta archivos electrónicos con el fin de comparar y guardar información indispensable para la realización de un proyecto. Todo esto permite ahorrar una gran cantidad de trabajo manual y automatizar los procesos de gestión de manera más rápida y organizada.
La adquisición de un ERP conlleva responsabilidades como lo son el mantenimiento del mismo, a base de copias de seguridad y respaldo de archivos que lo conforman, la ampliación de sus módulos, de modo que vaya a la par con el crecimiento de una empresa y se puedan modificar de acuerdo a los cambios que surjan dentro de la jerarquía de departamentos de esta, la correcta manipulación del sistema a cargo de los empleados y por sobretodo, la seguridad con que cuenta el ERP respecto al acceso de miembros de la compañía y las limitaciones y licencias que se les impondrán a los mismos, a fin de no alterar las bases de datos ni perder la información más indispensable.
Por supuesto, también es importante mantener una forma de contactarse con los creadores de un ERP, ya sean personas individuales o una organización establecida; esto con el fin de contar con actualizaciones y una atención adecuada de los contratiempos que puedan surgir en el funcionamiento del sistema.
Fuentes:
http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/erp-definicion-funcionamiento-ventajas-desventajas.htm